Membuat Absensi Online Tinggal Print (Bagian Kesatu)

 Assalamu'alaikum, bagaimana kabar sobat hari ini? Semoga tetap sehat ya....

Sabtu, Tanggal 1 Rajab 1442 H ini sengaja saya mau berbagi tutorial pendidikan. Insyaa Allah kontennya sangat bermanfaat, terutama bagi sobat yang mengemban amanah di dunia pendidikan, sebagai bapak-ibu guru. Sebagaimana kita ketahui, tuntutan Era Industri 4.0 menginginkan segala hal serba digital. Informasi setidaknya saya dapatkan saat mengikuti kegiatan Pendidkan Profesi Guru di LPTK UIN Syahid Jakarta tahun 2019. Ditambah, semua terpaksa harus digital karena faktor pandemi Covid-19 yang belum juga berhenti. Kalau mau mengeluh, ya pasti tak ada ujungnya. Memang faktanya demikian, dunia pendidikan semakin terlemahkan terkena dampak situasi pandemi.

Namun, kita tak boleh terus-menerus dalam kondisi lemah. Sebaliknya harus segera bangkit, mengambil alih peluang untuk mengasah kompetensi kita sebagai insan pendidikan ya, sobat. Pembagian jam kerja WFH dan WFO pun harus kita tepati dengan baik, tentunya harus tetap produktif. Nah, dalam hal ini kita terus belajar untuk bisa berkreasi dan berinovasi mengenai dunia yang kita geluti. 

Sudah maklum adanya bahwa semua sekolah terpaksa merumahkan anak-anaknya dengan tujuan untuk mencegah penyebaran virus Corona. Sobat, sebagai guru pun pasti sudah terbiasa dengan belajar daring bukan. Sekarang yang trending di pembelajaran ini salah satunya kirim link dan kirim link. Bahan ajar berupa materi pembelajaran biasanya sudah disiapkan dalam bentuk link. Tapi ada juga yang masih manual photokan buku kirim ke WA. Tak masalah, sekarang apa saja yang bisa dilakukan, lakukanlah demi menyelamatkan generasi penerus agar tetap belajar. 

Berbicara tentang link ini, bukan hanya materi materi berupa video, dokumen atau audio yang dikirim. Tetapi daftar hadir pun biasanya kita share kepada siswa berupa link. Alhamdulillah sudah banyak yang bisa membuat daftar hadir berupa link dari Google Formulir. Namun semangat membuat link daftar hadir ini tidak diimbangi dengan semangat mengecek hasilnya di sheet respons. Kenapa, karena hasil download dari link daftar hadir yang biasa, masih harus diolah sedemikian rupa. Cukup merepotkan. Iya sih, membuat linknya bisa cepat, tapi hasilnya dokumennya kurang menarik dan tidak praktis.

Gambar: Contoh Hasil Absensi BDR Daring Siswa Kelas 8A MTsN 12 Kuningan

Nah, dalam artikel kali ini saya akan menyuguhkan tutorial cara membuat Absensi BDR Daring absensi Online yang hasilnya praktis tinggal diprint. Jujur saja kalau proses pembuatannya, cukup menyita waktu dan konsentrasi agar tidak keliru. Namun kepayahan sobat dalam mempraktekkan tutorial ini akan terbayar lunas dengan hasilnya yang menarik dan praktis. Yakin, Insyaa Allah. Penasaran? Yuk kita mulai mencobanya...

Baik sobat, kita to the point saja ya, langkah pertama yang harus dipersiapkan adalah 2 hal:

1. File Format Absensi BDR Online. Di sini sobat hanya boleh mengubah identitas sekolah seperti nama sekolah, logo, dll, yang berada paling atas. Dan juga identias guru yang berada di kanan bawah Untuk formatnya sobat bisa download DI SINI
2. File Database siswa yang terdiri dari NIS, Nama Siswa dan Jenis Kelamin. Silakan disiapkan database siswa sobat masing-masing

Langkah kedua, silakan sobat mengupload file format Absensi BDR Daring kosong yang sudah saya sediakan pada link download diatas. Caranya sebagai berikut:

Buka Google Drive pada browser:

Ketik Drive pada browser

Buat Folder "Absensi BDR Daring":

Klik Folder

Namai Folder baru tersebut dengan "Absensi BDR Daring":

Namai folder dengan "Absensi BDR Daring", lalu klik BUAT

Upload file "Absensi BDR Daring" pada folder tersebut. Caranya:

Klik folder yang sudah dibuat. 

Klik kanan di area kosong

Klik Upload file

Pilih Upload File

Setelah itu filih file di mana sobat menyimpan file "Absensi BDR Daring" kosong yang sudah didownload sebelumnya dan sudah diedit sesuai sekolah sobat.

Pilih File dan klik Open

Setelah file "Absensi BDR Daring" kosong dengan ekstensi Excel tersebut berhasil diupload ke dalam Drive sobat, selanjutnya ubahlah file tersebut menjadi ekstensi Spreadsheet. Caranya:

Klik Kanan, pilih Buka dengan.

Pilih Google Spreadsheet

Pilih Google Spreadsheet

Penampakkannya masih Format Microsoft Excel:

Selanjutnya ubah menjadi file baru berupa Spread sheet. Caranya:

Klik File

klik simpan sebagai Google Spreadsheet

Klik Simpan sebagai Google Spreadsheet

Sekarang dalam Folder Drive "Absensi BDR Daring" sobat ada dua file, yaitu file yang jenis Spreadsheet dan file jenis excel. 

Selanjutknya kita akan buat file baru berupa Google Formulir. Caranya:

Klik kanan di area yang kosong lalu pilih Google Formulir

Klik Google Formulir

Pada Google Formulir tersebut silakan sobat beri Judul, "Absensi BDR Daring"

Jangan lupa klik juga tulisan "Formulir tanpa judul" di kanan atas agar namanya sama menjadi "Absensi BDR Daring".

Untuk pertanyaan kesatu, ketik "Kelas" dan opsi jawabannya pilih Dropdown

Sedangkan opsi jawaban di bawahnya silakan ketik nama kelas sobat masing-masing. Saya mencontohkan 3 kelas saja yaitu: 8A, 8B, dan 8C

Setelah itu klik tambahkan bagian (Section) simbol yang menyerupai sama dengan di sebelah kanan bawah.

Di formulir bagian kedua ini ketik Judul masing-masing kelas. Buat satu persatu. Sebagai contoh saya pertama-tama saya beri judul Kelas 8A.

Lalu pertanyaan kesatunya ketik, "NIS" dengan opsi Dropdown dan klik aktifkan tombol Wajib diisi

Untuk pertanyaan kedua ketik, "Nama Siswa 8A" dengan opsi Dropdown dan juga klik aktifkan tombol Wajib Diisi

Nah setelah setiap kelas sudah diperlakukan seperti di atas.  Selanjutnya perhatikan bagian antara bagian (section) kelas 8C dengan 8B dan juga antara 8B dengan 8A. Caranya:

Klik tanda panah yang mengarah kebawah pada tulisan "Setelah bagian 3..."

pilih "Kirim Formulir"

Dan khusus untuk section "Kelas" yakni formulir yang paling atas. Lakukan langkah seperti ini:

Klik pada pilihan 8A, 8B dan 8C.

Klik tiga titik di kanan bawah 

Pilih Buka "Bagian Berdasarkan Jawaban"

Pilih "Buka bagian berdasarkan jawaban"

Untuk setiap kelas klik sesuai kelasnya misal:

8A pilih Buka bagian 2 (Kelas 8A)

8B pilih Buka bagian (Kelas 8B)

dan seterusnya sesuai kelas masing-masing

Selanjutnya Copy NIS dan nama siswa secara bergantian dari Database siswa yang sudah disiapkan.

lalu Paste ke dalam kolom NIS dan nama siswa di Google Formulir ini

Setelah Database siswa berupa NIS dan Nama Siswa sudah dipaste di kolom Google Formulir ini langkah selanjutnya mengelola Respons. Caranya:

Klik Respons yang ada di atas

Lalu klik Membuat Spread (tombol hijau bertanda tambah)

Klik opsi "Pilih spreadsheet yang ada"

lalu klik pilih

Pilih spreadsheet Absensi BDR Daring yang baru dibuat

Lalu klik Pilih

Inilah halaman sheet Respons yang akan kita kelola dengan memasukkan rumus khusu.

Baik sobat, untuk tutorial bagian pertama ini cukup sampai di sini dulu ya. Silakan dipraktekkan step by step. Setelah selesai bagian kesatu, nanti kita lanjutkan ke bagian berikutnya. Oh ya barangkali sobat ingin belajar via media yang lebih interaktif saya sudah menyiapkan via turorial ini via video, klik saja >> DI SINI